사무실 관리자 : 그는 누구이며 무엇을합니까?

현대 비즈니스에서 사무실이 있는 회사는 사무실 관리자의 작업 없이는 할 수 없습니다. 이 직책에는 조직 사무실의 워크플로 관리 및 관리가 포함됩니다.

기본적으로 사무실 관리자는 회사의 모든 작업 순간이 수렴되고 결정되는 정보 및 안내 링크입니다. 그는 머리와 부하 간의 상호 작용을 수행하고, 머리가 서명 한 문서에 대해 일반 직원에게 알리고, 회사의 고객과 상호 작용하고, 통신을 통제하고, 회사의 성과를 모니터링하고 사무실을 사무실에 제공하고, 이사의 직접적인 지시를 수행하고 그의 대리인.

사무실 관리자는 사무실 전체에 본격적인 워크플로를 제공하는 직원입니다. 직무 설명은 직무의 본질을 더 잘 이해하는 데 도움이 됩니다.

일하는 직업의 분류 기준과 직원의 직책에 따르면 사무국장의 직업과 직무는 비서의 직업과 크게 다릅니다. 사무실 관리자는 우선 회사 사무실 공간의 주최자이며 관리자와 관리자가 모두 하나로 통합됩니다. 비서의 직업은 특정 사람 (이사, 부이사, 최고 관리자)에게 종속되고 그의 업무 만 수행하는 것을 의미합니다.

사무실 관리자는 사무실의 모든 현재 작업, 주로 문서 워크플로를 제어합니다. 중단 없는 유지 사무기기의 운용, 회사 직원에게 제공 문방구, 적시에 직원의 주의를 환기시키고, 사무실에 대한 명령, 명령 및 발표를 머리가 발행하고, 걸려오는 전화를 받는다, 필요한 경우 이사의 회의 및 여행 일정을 유지합니다. 이 경우 공석을 "비서 기능을 가진 사무장"이라고합니다.

사무실 관리자의 작업에는 조직, 정보 및 관리 작업이 포함되므로 그의 직무에는 특정 기능 작업이 포함됩니다. 이것은 정확히 다음을 수행해야 하는 사무실 관리자의 고용이자 본질입니다.

• 새로운 근무일을 위해 사무실 작업을 준비하십시오. 전화, 컴퓨터 및 사무 장비의 작동, 소모품(종이, 리필 프린터 카트리지)의 가용성을 확인합니다.
• 사무실 건물의 청결을 감독하고 모니터링하며, 위생 표준 (전체 조명, 환기, 구내 온도 조건) 준수, 분할 시스템 작동 확인;
• 사무용품을 적시에 구매 사무원에게 적시에 제공합니다.
• 식수 주문 세제, 화장지, 냅킨;
• 현재 워크플로 제어: 사무실의 본격적인 작업에 필요한 문서, 보고서, 작업 자료를 준비하고 다른 작업 순간 및 작업을 해결합니다.
• 매일 운전자와 택배의 작업을 모니터링합니다.
• 리더의 지시에 따라, 사무실 관리자는 직원 간의 책임 분배에 대한 책임이 있습니다. 그들을 위해 작업을 설정하고, 필요한 작업 정보에 주의를 기울이고, 책임 수준을 결정하고, 얻은 결과의 효과를 분석합니다.
• 월별 재정 지출 추정치를 계산하고 준비합니다. 사무실의 유지 관리를 위해, 그 실행을 통제하기 위해;
• 작업표를 보관하고, 한 달 동안 각 직원이 일한 일수와 시간은 급여를 위해 회계 부서에 적시에 제출하십시오.
• 노동 규율 준수 통제: 지각, 조기 퇴근, 직원 결근, 회사 경영진에 알리고 위반 사항 및 복장 규정 위반 기록 보관
• 회의를 조직하고, 방문자를 등록하고 문제를 해결하도록 지원합니다.

사무실 관리자의 주요 역량에는 협상, 회의, 회의 준비 및 수행이 포함됩니다.

• 그는 필요한 모든 재료를 준비해야합니다. 모든 이해관계인이 행사에 참석하도록 하고 회의록을 보관합니다.
• 회사의 고객 및 파트너와 소통하기 위해, 자료를 배포합니다.
• 들어오고 나가는 사무실 서신을 처리하고, 등록하고 보내십시오.
• 직원 지원 및 지원 갈등과 논쟁의 여지가 있는 상황의 해결;
• 사무를 조정하다 근무일이 끝나면 사무 기기, 조명, 분할 시스템, 에어컨을 확인하여 전원 공급 장치에서 분리하십시오.
• 어떤 경우에는 사무실 관리자가 새 직원을 찾고 고용하는 책임이 있습니다. (특별 사이트에 필요한 공석에 대한 정보 게시, 이력서 검토, 지원자 사전 선택, 인터뷰 수행)
• 서면 또는 전화로 잠재 고객에게 알립니다. 가격표에 따른 상품 및 서비스 비용;
• 회사 부서의 위치에 대한 조언, 그들의 기능;
• 고객 기반을 유지 기업;
• 사이트 유지 관리 업무를 수행하고, 상품 및 서비스에 대한 광고 배치, 기념품 주문, 인쇄, 정보 자료 배포.

사무실 관리자의 자리를 차지하려면 후보자는 이 직무를 수행하는 데 필요한 핵심 기술과 특정 개인 및 직업적 자질을 갖추고 있어야 합니다.

한 사람의 개인적 특성은 그의 성격을 구성하는 생물학적, 사회적 구성요소입니다. 생물학적 성분 사람은 특정 유전자 세트의 형태로 자연, 그의 부모 및 조상을받습니다. 사회적 요소 - 이것은 사람이 자라서 자란 사회적 환경입니다.

이 두 가지 구성 요소는 성격과 성격을 형성하여 개인에게 좋고 부정적인 특성을 부여합니다. 사람의 모든 성격 특성을 결합하여 객관적이고 신뢰할 수 있는 심리적 초상화를 얻을 수 있습니다.

긍정적인 성격 특성에는 다음과 같은 특성이 포함됩니다.

• 정직;
• 목표 달성에 대한 인내;
• 주의 깊이;
• 자기 훈련;
• 책임과 조직;
• 근면, 인내;
• 내면의 귀족;
• 객관성;
• 사교성, 공손함, 사람들에 대한 친절한 태도;
• 평정, 목적, 주의력, 시간 엄수;
• 갈등의 부족, 직원 간의 분쟁을 해결할 수있는 능력, 낙관주의와 모든면에서 긍정적입니다.
• 신속성, 지능, 유용성;
• 활동, 야망.

이러한 각각의 성격 특성 뒤에는 개인의 심리적, 정서적 양육, 유전, 그가 자란 사회적 환경이 있습니다.

부정적인 성격 특성은 다음과 같습니다.

• 부주의, 부주의;
• 삶에 대한 우울한 전망, 낙관주의 부족;
• 제 시간에 생각을 수집하고 지속적으로 작업을 해결할 수 없음;
• 공격적인 성격;
• 험담과 음모 경향.

사람의 비즈니스 특성은 특정 노동 작업 및 기능을 수행하는 능력입니다.

비즈니스 자질에 따라 신청자가 작업 프로세스를 얼마나 효과적으로 구성할 수 있는지, 할당된 노동 의무를 얼마나 잘 수행할 수 있는지 판단할 수 있습니다. 사무실을 성공적으로 관리하기 위해 신청자는 지식과 기술 외에도 다음과 같은 특정 비즈니스 자질을 보유해야 합니다.

• 교육, 기술 수준;
• 직장 경험;
• 빠른 학습, 새로운 조건에 대한 적응;
• 자신과 타인에게 요구하는 것;
• 멀티태스킹과 동시에 여러 문제를 처리하는 능력;
• 분석적 사고, 유연하고 상자 밖에서 생각하는 능력, 올바른 결론 도출, 일반화;
• 비즈니스 통찰력;
• 리더십 능력;
• 초과 근무에 대한 의지;
• 웅변 기술, 외교 및 설득 능력;
• 비즈니스 커뮤니케이션 기술.

사람의 전문적인 자질은 개인 및 비즈니스 자질과 경력 전반에 걸쳐 습득한 모든 기술의 조합입니다. 그의 전문적인 활동에서 사무실 관리자는 다음을 수행해야 합니다.

• 특정 지식을 가지고 해당 분야의 기술과 능력 관리 사무소;
• 전문적으로 자신의 지식과 기술을 실제로 적용합니다.
• 문서 작업을 할 수 있습니다 워크 플로 구성의 원칙, 아카이브 형성 규칙을 알고 있습니다.
• 자신감 있는 컴퓨터 사용자가 되십시오 및 기타 사무 장비;
• 문서 작업 과정에 대한 완전한 지식을 가지고 있으며, 수신 및 발신 메일 작업, 등록 규칙 파악, 관리자의 결의안을 제때에 구조 부서에 전달, 회사 직원이 작성한 문서 실행 마감일 모니터링, 메일 또는 택배로 발신 서신 보내기
• 관리 기술이 있습니다.
• 빠르게 타자를 칠 수 있다 특정 문서(명령, 지침, 지침, 법령) 준비에 대한 원칙과 규칙을 알고 있습니다.
• 유용한 지식을 빠르게 관리 (응급 서비스, 전기 기사, 배관공, 점심 배달 서비스 연락처)
• 외국어를 안다 (항상 그런 것은 아님) 일부 회사에서는 특정 외국어에 대한 지식이 후보자의 주요 조건이지만 이 경우 사무실 관리자는 외국어로 말하기, 읽기 및 쓰기에 유창해야 합니다.
• 정확하게 말하고 쓸 수 있고, 좋은 문학 언어로 생각을 표현하십시오.
• 소유하다 비즈니스 에티켓 스킬.

어떤 고등 교육 기관도 사무실 관리자의 직업을 가르치지 않습니다. 예산 또는 사설 교육 센터, 대학에서 교육을 받고 졸업장 또는 직업 교육 수료증을 받을 수 있습니다.

대기업에서는 일반적으로이 직책에서 고등 교육을받은 전문가 만보고 싶어합니다. 소기업은 이 직책에 대해 중등 또는 중등 전문 교육을 받은 직원을 고용할 수 있습니다.

모든 고용주가주의를 기울이는 주요 사항은 이 직책에서의 경험, 컴퓨터 능숙도, 사무 장비에 대한 지식 및 작업 능력, 사무 및 아카이빙의 기본 지식, 외국어 능력.

이력서를 제대로 작성하고 탐내는 직책을 얻으려면 다음이 필요합니다. 상세하지만 자신에 대한 모든 정보를 정직하게 진술하십시오. 개인, 전문, 비즈니스 자질, 유사한 직위에서의 업무 경험, 교육 수준.

예상 급여 수준은 고용주가 제공할 수 있는 것과 후보자가 지원하는 것을 알려줍니다.

경력, 학력에 대한 허위 정보 제공 금지 -이 모든 것을 쉽게 확인할 수 있으며, 이 경우 지원자의 공석을 사용할 수 없으며 단순히 거부됩니다.

사진의 존재는 후보자에게 긍정적인 순간이며, 고용주는 누구의 이력서가 고려되고 있는지 알아야 합니다. 사무실 관리자는 회사의 얼굴이며 고용주는 누가 회사를 대표할지 무관심하지 않습니다.

귀하의 교육 수준을 표시하십시오. 종종이 직책의 고용주 수락 더 높은 경제, 법률, 심리학 또는 문헌 교육을 받은 전문가.

그러한 정보는 고용주에게 유용할 것입니다.

이력서를 작성할 때 구조를 준수하십시오.

• 개인 정보 — 이름, 나이, 연락처;
• 개인의 - 섹션은 선택 사항으로 간주되지만 작성하는 것이 좋습니다.
• 기본 기술과 능력 - 귀하가 소유하고 있는 사무실 프로그램을 표시하고 모든 고급 교육 과정, 세미나, 교육 및 완료한 기타 추가 교육을 나열합니다.
• 직장 경험 - 모든 관행, 인턴십, 완료된 프로젝트, 자원 봉사 프로그램을 시간순으로 나열하고 이전에 일한 기업, 교육 및 훈련을 표시합니다(완료한 모든 교육 프로그램 및 지시사항 반영).
• 추천 -이 섹션에서 새로운 고용주에게 당신을 추천할 수 있는 사람들의 이름과 연락처를 표시하고 당신에 대해 긍정적으로 말하십시오.

경력이 없는 지원자가 사무장으로 지원한다면 이 부분은 아예 이력서에 반영하지 않는 것이 좋다. 고용주에게 지식과 기술의 부족을 보여줄 필요가 없습니다. 이 경우 개인 및 비즈니스 자질, 기본 및 추가 교육(세미나, 교육)이 무엇인지 설명하는 것이 좋습니다.

업무 경험으로 산업 실습, 학부 인턴십, 특정 이벤트 조직 기술, 올림피아드 참가, 컨퍼런스, 대회 및 다양한 테스트를 표시할 수 있습니다. 향후 업무와 직접적인 관련이 있는 성과 및 성공 사례가 있는 경우 이 정보를 이력서에 포함해야 합니다.