전화를 통한 비즈니스 커뮤니케이션의 미묘함

비즈니스 커뮤니케이션의 기술은 협상의 중요한 측면이며 수년 동안 관련성을 잃지 않았습니다. 전화를 통한 비즈니스 커뮤니케이션의 강도는 해마다 증가하고 있습니다. 그리고 이동통신의 발달과 함께 통신의 주요 수단 중 하나가 되었습니다. 전화 대화 기술을 마스터하려면 비즈니스 커뮤니케이션의 미묘함과 규칙을 아는 것이 중요합니다.

전화는 현대 사회에서 중요한 역할을 합니다. 전화를 통해 친척, 친구, 동료, 경영진 및 비즈니스 파트너와 의사 소통할 수 있기 때문입니다.

따라서 특정 서클의 사람들과 대화하는 동안 사람은 적절한 의사 소통 방법을 사용하며 예를 들어 친한 친구와 같이 상사와 대화를하지 않습니다. 이 상황에서는 보다 공식적인 유형의 커뮤니케이션이 사용됩니다.

또한 비즈니스 에티켓은 인구에 대한 사회학적 조사를 수행하거나 고객의 전화를 받거나 전화로 협상하는 직원도 사용해야 합니다. 종종 성공적인 비즈니스 관계의 열쇠가 되는 것은 성공적인 전화 대화입니다. 그리고 회사의 이미지조차도 전화로 유능한 대화를 수행하는 직원의 능력에 전적으로 달려 있습니다.

요즘은 대부분의 통화가 모바일 장치를 통해 이루어집니다. 이 커뮤니케이션 도구를 사용하려면 몇 가지 규칙을 따라야 합니다.

• 고객과의 비즈니스 미팅, 영화관, 세미나에서는 항상 전화기를 끄거나 진동으로 설정하십시오.
• 모바일 장치는 유선 전화보다 소리에 더 민감합니다. 따라서 공공장소에서 외부 간섭 없이 사적인 대화를 해야 하는 상황에서는 그냥 조용히 말만 하면 상대방이 확실히 들을 수 있다.

• 전화기에 벨소리를 너무 크게 두지 마십시오. 그는 주변 사람들을 놀라게 할 수 있습니다.
• 간략하게 시도하십시오. 제3자가 있을 때 대화는 30초를 넘지 않아야 합니다. 그렇지 않으면 사람 앞에서 무례하게 보일 위험이 있습니다. 친척의 질병이나 큰 거래와 같이 전화 대화에 대한 합당한 이유가 있는 경우에는 참석한 사람에게 상황을 알려야 합니다.
• 비즈니스 점심 시간에는 전화 대화를 피하십시오. 긴급하게 전화를 받아야 하는 경우 테이블을 떠나 덜 붐비는 장소에서 이야기해야 합니다.

전화 통신의 윤리적 기준은 회사의 효과적인 운영을 위해 중요합니다. 전화 대화의 문화는 특별한 종류의 비즈니스 커뮤니케이션입니다. 에티켓 규칙을 알면 비즈니스 관계를 강화하고 조직의 수익성을 높이는 데 도움이 됩니다.

• 전화 통화를 할 사람을 맞이해야 합니다.이에 가장 적합한 것은 하루 중 시간과 관련된 구입니다("좋은 아침", "좋은 오후" 또는 "좋은 저녁").
• 업무상 전화 통화 중에는 자신의 억양을 모니터링하는 것이 중요합니다. 대화 상대를 소외시키지 않으려면 불필요한 감정을 피하면서 정중하고 침착하게 말해야합니다.

• 인사 후에는 자기 소개와 이름, 직위, 소속을 밝히는 것이 좋습니다.
• 사람에게 전화를 걸면 그 사람이 그 순간에 말하는 것이 편리한지 항상 명확히 해야 합니다.
• 윤리 기준에 따르면 두 번째 또는 세 번째 벨이 울린 후 전화를 받아야 합니다.
• 대화 중에는 담배를 피우거나 먹거나 마시지 마십시오.
• 발신자가 조직의 다른 직원에 관심이 있는 경우 대화를 그에게 전달하거나 대기 기능을 켜야 합니다.
• 잘못된 전화번호를 받은 상황에서는 불필요한 질문을 하지 않고 대화 상대에게 사과하고 즉시 작별인사를 해야 합니다.
• 이른 아침, 점심 시간 또는 근무 시간이 끝나기 전에 전화하지 마십시오.
• 비서 또는 비서가 관리자 대신 전화를 걸거나 받을 수 있습니다.

• 파트너 또는 고객이 직접 연락처를 제공한 경우에만 개인 번호로 전화를 걸 수 있습니다. 그러나 주말 및 공휴일에는 이러한 전화가 금지됩니다.
• 의사소통이 원활하지 않아 대화가 중단되는 경우가 있습니다. 이 경우 먼저 전화를 건 사람이 다시 전화를 걸어야 합니다.
• 대화를 끌어내지 마십시오. 긴 대화는 상대방을 지루하게 만들고 화를 유발할 수 있습니다. 커뮤니케이션이 지연되고 대화의 목표가 달성되지 않으면 다음날 고객에게 다시 전화를 걸거나 개인 회의를 주선할 수 있습니다.
• 대화가 끝나면 대화 상대에게 감사 인사를 전하고 질문이 있는지 물은 후 정중하게 작별 인사를 하는 것이 좋습니다. 이 간단한 조치로 대화가 완료되고 더 많은 협력이 이루어집니다.

전화 통화를 신중하게 준비하고 여러 가지 구체적인 조치를 취해야 합니다. 주요 내용을 자세히 살펴보겠습니다.

• 명확한 대화 계획이 작성된 후에만 대담자에게 전화하는 것이 좋습니다. 사소한 세부 사항을 제거하기 위해 그래픽 또는 도식 스케치를 만들 수 있습니다.
• 협상 과정에서 기억해야 할 중요한 질문을 적어 두십시오.
• 의사소통 과정에서 필요할 수 있는 문서(서신, 보고서, 계약서)를 준비합니다.

• 통화하기 편리한 시간대를 대담자에게 미리 알아보세요.
• 받은 정보를 기록하려면 수첩이나 일기를 준비하십시오.
• 이름과 애칭으로 대화에 참여할 사람의 일반적인 목록을 찾으십시오.
• 전화를 걸기 전에 긍정적인 방향으로 조정을 시도하십시오. 그러면 감정 상태는 물론 대담한 사람의 위치를 ​​​​유인해야합니다.
• 전화 통화를 할 때 귀중한 정보가 경쟁업체의 손에 들어갈 수 있으므로 사무실 통신 보안을 고려하십시오.

앞으로의 전화통화에서 제외되어야 하고 허용되지 않아야 할 사항들도 있습니다.

• 익숙하지 않거나 임의의 사람과 비즈니스 문제를 논의할 필요가 없습니다. 직접 약속을 잡는 것이 좋습니다.
• 권한이 없거나 달리 믿는 사람에게 결정을 요구하는 것은 권장되지 않습니다.그는 전화로 동의할 수 있지만 이 결정에 반대할 것입니다.
• 대화 상대가 귀하에게 동의하고 도움을 주기를 원하는지 확신이 서지 않는 경우 요청에 목소리를 내지 마십시오.

비즈니스 커뮤니케이션에서 전화의 역할은 두 가지입니다. 매우 자주, 그것은 하루 동안 수행되는 긴급한 작업에서 주의를 산만하게 하지만 동시에 많은 작업의 해결 속도를 높입니다. 그렇기 때문에 보다 효율적인 사용에 기여하는 전화 대화의 원리를 배워야 합니다.

특정 업무가 잠재 고객과의 전화 대화인 직원의 경우 비즈니스 커뮤니케이션 기술을 숙달하는 것이 매우 중요합니다. 많은 회사에서 발신자를 실제 고객으로 만들기 위해 첫 단어부터 발신자와 연락을 취하려고 합니다.

기업은 고객을 유치하기 위해 다양한 방법을 사용하여 경쟁합니다. 서비스 홍보의 중요한 단계는 전화 판매이므로 관리자는 고객과 정확하고 재치 있게 대화해야 합니다. 그렇지 않으면 수익성 있는 계약이 경쟁업체에게 넘어갑니다.

다음 팁은 전화로 비즈니스 커뮤니케이션을 성공시키는 데 도움이 될 것입니다.

• 유용한 서비스를 제공한 사람에게 전화를 거는 것이 좋습니다. 감사의 말은 미래의 협력을 위해 매우 중요합니다.
• 대화를 할 때는 항상 미소를 지으세요. 당신의 미소와 낙천주의는 분명히 구독자에게 느껴질 것입니다.
• 협상하는 동안 대화 상대의 생각의 흐름을 예상하려고 노력하십시오.
• 욕설이나 구어체 언어를 사용하지 마십시오. 그것은 소통의 문화에 어긋난다.
• 발신자가 이해할 수 있는 표현과 용어를 사용하십시오.
• 다른 사람과 나란히 통화할 때 손으로 수화기를 가리지 마십시오. 따라서 대화 상대에게 무례한 태도가 나타납니다.
• 당신의 위치를 ​​자신 있고 정확하게 설명하십시오. 정확성은 왕의 예의이기 때문입니다.

• 지체 없이 묻는 질문과 혼란스러운 제안에 대해 신속하게 협상을 진행하는 것이 중요합니다. 전문가가 협상에 필요한 문서를 찾는 데 바쁜 경우에만 일시 중지가 정당화될 수 있습니다. 일시 중지가 연장되면 그 사람은 의사 소통을 중단할 모든 권리가 있습니다.
• 전화, 실제 또는 가상 의사 소통의 순간에는 극도로 공손해야합니다. 큰 소리로 소리지르고 말하는 것은 윤리 위반으로 간주됩니다.
• 대화의 능숙한 완료가 대화의 주요 부분보다 중요하지 않기 때문에 대담자와 올바르게 작별 인사를하십시오. 발신자가 먼저 전화를 끊도록 할 수 있습니다. 따라서 친근한 웨이브에서 대화를 종료합니다.

물론 전화로 성공적인 의사 소통을 위해서는 좋은 딕션이 필요합니다. 당신의 연설과 목소리를 즐겁게 만들려면 다음 비디오의 교훈을 사용하십시오.