비서 참조자는 누구이며 무엇을합니까?

비서직은 오랫동안 많은 공정한 섹스에서 가장 바람직한 자리였습니다. 이전에는 일반적으로 매력적인 외모를 제외하고는 그러한 직원에게 거의 아무것도 요구되지 않았습니다. 그러나 이제는 모든 것이 바뀌었고 때로는 그러한 직원이 팀의 중요한 부분이며 많은 기능을 수행할 준비가 되어 있어야 합니다. 그 결과 그는 종종 일로 매우 바쁩니다. 이러한 책임이 무엇인지, 취업 제안을 받기 위해 충족해야 하는 요구 사항에 대해 이 기사를 읽으십시오.

"비서"라는 직업은 고대 로마 시대에 그 뿌리를 두고 있습니다. "비서들"은 황제의 측근들, 즉 큰 정치적 영향력을 가진 사람들이었습니다. 이 직업은 제 1 차 세계 대전 중에 새로운 시작을 얻었지만 이미 완전히 다른 임무의 수행을 의미했습니다. "비서"의 원래 의미의 메아리 만이 사무총장 및 국무 장관과 같은 직책의 형태로 우리 시대에 남아 있습니다.

오늘날 차관보라는 직업은 문서와 관련된 업무의 수행, 사무 정리, 사무기기 관리 및 기타 기능을 요구합니다. 의사 소통 기술과 주의력은 간사에게 중요한 기술로 간주됩니다. 접두사 "참조"는 직원이 다양한 업무 문제에 대해 상사와 의사 소통한다는 것을 의미합니다. 특히 대기업이나 대기업에서 이 자리를 노리는 사람들 사이의 경쟁이 치열하다는 것은 자명하다. 비서가 소유해야 하는 특정 기술은 때때로 회사의 활동 분야에 따라 달라질 수 있습니다. 간단히 말해서 장비를 판매하는 회사에서 비서는 비즈니스 협상 수행의 복잡성을 알아야 합니다. 그러나 이것은 전혀 필요하지 않습니다. 각 회사마다 모든 것이 개별적입니다.

주요 채용 회사는 이 직위와 운전사 및 기타 유사한 공석과 함께 많은 시간 초과 근무를 포함한다고 주장합니다. 이러한 위치에 있는 사람들은 상사의 일정에 적응해야 하며 거의 24시간 연중무휴로 일할 준비가 되어 있어야 합니다. 이제 "가상 비서"가 인기를 얻고 있으며 사무실을 임대 할 기회가 없거나 비용 절감으로 인해 단순히하지 않는 회사의 일반 비서의 대부분의 업무를 수행합니다. 이와 별도로 비서의 외모의 중요성에 주목해야 한다. 비서는 비즈니스 스타일로 옷을 입고 밝고 터무니없고 부적절한 메이크업, 헤어 스타일을 피해야합니다.

이 문서에는 직원의 활동과 관련된 모든 의무가 포함되어 있습니다. 직무 설명에는 직원의 권리와 그에 대한 요구 사항에 대한 설명도 포함됩니다.이 문서에는 부재 중에 직원을 교체해야 하는 사람에 대한 정보도 포함되어 있습니다. 필요한 경우 직무 내용을 수정하고 변경할 수 있다는 점도 주목할 가치가 있습니다. 이것은 다음과 같은 경우에 발생할 수 있습니다.

• 비서-참조의 임무 변경.
• 조직의 문서 변경 사항의 출현.
• 조직 구조의 변화의 출현.

다음은 비서실장의 주요 업무입니다.

• 종종 이 위치에 있는 사람은 사무실에 문구류를 제공할 책임이 있습니다. 필요한 경우 식료품도 주문해야 합니다. 비서의 직접적인 임무는 물 냉각기를 주문하고 그 충만도를 모니터링하는 것입니다.
• 비서-참조는 머리에 대한 호출을 수신하고 "심사"를 생성해야 합니다.
• 그는 또한 방문자를받는 절차를 조직해야합니다.
• 이 위치에 있는 사람은 회사의 CEO에게 직접 보고합니다. 따라서 수행되는 대부분의 임무는 그의 요청 및 명령과 관련이 있습니다.
• 업무 목록에는 또한 수신 및 발송된 서신의 수신 및 발송, 사무총장의 요청에 따라 필요한 문서 준비, 사무국장이 서명해야 하는 문서 관리가 포함됩니다.
• 비서는 또한 필요한 정보를 이사로부터 직원에게 전달하고, 그 반대로 필요한 경우 직원을 이사에게 호출합니다.
• 이 직원은 종종 관리 및 유지 관리 부서와 상호 작용합니다. 때때로 그는 사무실에 문구류와 재고를 제공하는 문제를 이 부서의 직원들과 조정할 수 있습니다.위에서 설명한 첫 번째 단락과 달리 이 단락은 항상 차관보의 직무 설명에 규정되어 있지 않습니다.
• 비서는 이사 또는 다른 직원이 출장을 갈 경우를 대비하여 비행기 티켓 및 호텔 객실을 예약해야 합니다.
• 일부 조직에서 비서는 상사 및/또는 다른 직원에게 다가오는 축하 행사, 직원 생일 및 공휴일에 대해 알려야 합니다. 때때로 이것은 HR 전문가가 수행합니다.
• 비서는 매일 새로운 날의 시작을 위해 감독의 리셉션을 준비해야합니다. 조명, 사무 장비 (프린터, 컴퓨터 등)를 켜고 필요한 서류를 준비하십시오.

비서 참조자는 작업 흐름에 대한 책임을 져야 하며 기밀 정보를 공개할 권리가 없습니다. 그러한 직원은 문서의 안전과 상사에게 적시에 제출할 책임이 있습니다. 비서는 직무 설명에 규정된 의무를 이행하지 않은 것에 대한 책임이 있습니다. 직원이 문서 작업에 소홀하면 문제가 발생할 수 있습니다.

"영업비밀"의 범주에 속하는 기밀 정보의 공개에 대한 책임이 있습니다. 직원은 장비, 특히 자신에게 제공되거나 회사 소유의 가구를 손상시키는 것이 금지됩니다. 비서는 직원에 대한 무례하거나 무례한 태도에 대한 책임이 있습니다. 그는 다른 모든 직원들과 거의 매일 의사소통을 하기 때문에 비서는 갈등을 일으키지 않고 외교적이어야 합니다.

우선 비서실장은 업무에 필요한 각종 서류를 다양한 직원들에게 요청할 수 있는 권리가 있습니다. 비서는 자신의 재량에 따라 중요도에 따라 수신 전화를 분배할 수 있습니다. 리셉션에서 방문객을 맞이하는 절차도 마찬가지입니다. 그는 또한 징계 위반이 있는 경우 직원에게 설명을 요구할 수 있습니다. 차관보는 또한 "기밀"로 분류된 문서에 액세스할 수 있습니다.

그러한 직원을 해고하거나 고용할 수 있는 사람은 CEO만이 할 수 있으며, 다른 경우와 같이 부서장이나 부서장은 할 수 없습니다. 견책도 마찬가지입니다. 비서는 문서화 또는 관리 작업 방법으로 작업 개선에 관해 경영진에게 제안할 수 있습니다. 또한 일부 워크플로를 최적화할 수 있습니다. 다른 직원과 마찬가지로 편안한 근무 환경 조성을 요구할 권리가 있으며 노동 규율을 위반하는 직원에게 구두로 설명을 요구할 수도 있습니다.

일반적으로 비서의 업무는 근면과 효율성에 따라 평가됩니다. 따라서 다른 기술은 부차적입니다. 직원은 사람들과 의사 소통하고, 협상하고, 연설을 잘 할 수 있어야 합니다. Excel, Power Point, Word 등 Microsoft Office 프로그램을 사용하여 다양한 조직 문제를 해결할 수 있어야 합니다.

교육뿐만 아니라받은 전문 분야에 대한 엄격한 요구 사항은 없습니다. 그러나 교육은 비록 중등 특수이기는 하지만 반드시 이루어져야 합니다.대부분의 업무가 기록 보관과 관련되어 있기 때문에 법대 졸업생을 선호합니다. 1년 근무경력 우대합니다. 업무 경험의 대안은 비서 교육 과정을 수강하는 것일 수 있습니다.

외국 회사에서 미래의 직원은 하나 또는 다른 외국어를 알아야 할 수 있습니다. 비서는 자신의 생각을 정확하게 표현하고 문법 오류 없이 문서를 작성하고 작성할 수 있어야 합니다.

이 직업에 대한 수요가 높습니다. 일반적으로 이러한 활동은 최근에 교육 기관을 졸업한 젊은 전문가에게 가장 적합합니다. 이 활동은 회사의 구조를 배울 수 있는 좋은 기회입니다. 이 위치에서 미래의 좋은 관리자의 좋은 기술을 습득 할 수 있다고 믿어집니다. 차관보는 다양한 업무를 수행하기 때문에 가장 작은 회사에서도 중요하고 필요한 직원입니다.