비즈니스 커뮤니케이션의 유형 및 주요 단계

비즈니스 커뮤니케이션은 현대 사회의 삶에서 없어서는 안될 부분입니다. 직장에서 매일 일정한 지위를 가지고 특정한 지위를 차지하는 사람들은 다양한 유형에 의지하고 명백하고 무언의 비즈니스 에티켓 규칙을 엄격히 준수합니다. 적절하게 구축된 비즈니스 커뮤니케이션은 초보 관리자라도 목표를 성공적으로 달성하도록 이끌 것입니다.

비즈니스 커뮤니케이션의 개념은 협상 프로세스 자체가 아니라 특정 문제의 해결 또는 대화의 모든 참가자를 위한 링크이며 외부에 있는 특정 목표의 달성을 목적으로 하는 일종의 커뮤니케이션을 숨깁니다. 커뮤니케이션 과정 자체.

이러한 유형의 통신은 다음과 같은 상황에서 다른 유형과 다릅니다.

• 목표, 동기 또는 활동은 모든 대화 상대에게 공통적이어야 합니다.
• 협상가는 공통의 시공간 간격에 있습니다. 비즈니스 커뮤니케이션은 모든 조직, 그룹 또는 팀에서 발생할 수 있습니다.
• 이 프로세스의 모든 참가자는 상호 연결되고 사회적 역할이 명확하게 분배되며 의사 소통 계층이 구축됩니다.
• 이러한 맥락에서 의사 소통에는 지위에 관계없이 모든 참가자가 준수해야 하는 엄격한 규정이 있습니다. 작업 환경에서의 행동 규범은 비즈니스 에티켓입니다.

비즈니스 에티켓의 기본 규칙은 다음을 제안합니다.

• 비즈니스 대화 상대는 다음을 수행해야 합니다. 특정 스타일의 커뮤니케이션을 고수하다, 명확하고 간결하게 자신의 생각을 공식화하고, 자신의 관점에 찬성하여 중요한 주장을 하고, 대화 상대의 말을 듣고 들을 수 있습니다. 이것은 비즈니스 사람들로부터 추가 시간을 들이지 않고 생산적인 대화를 나누는 데 도움이 될 것입니다.
• 그러한 의사소통에서 대화 참여자들은 최대한 예의를 갖춰야 합니다.. 비즈니스 미팅은 일종의 이익을 추구하기 때문에 때로는 그다지 유쾌하지 않은 사람들과 의사 소통해야합니다.
• 단어와 간단한 문장 이해하기 이 스타일에 내재되어 있습니다. 복잡한 용어와 외국어로 표현하면 사람을 오도하거나 기분을 상하게 할 수 있습니다. 차례로 이것은 목표 달성을 방해합니다.

비즈니스 커뮤니케이션에는 사람에게 영향을 미치는 궁극적인 목표와 원칙이 서로 다른 세 가지 주요 기능이 있습니다.

• 정보통신 이 기능에는 대화 참가자의 특정 정보 수집 및 형성과 협상 과정에서 축적된 지식 교환이 포함됩니다.
• 규제 의사 소통 이 기능은 통신 참가자의 행동을 수정하는 것을 목표로 합니다. 기업 커뮤니케이션 중에 주제는 자신의 행동 모델뿐만 아니라 대화의 다른 참가자도 규제합니다. 이 기능을 수행하려면 다음과 같은 방법이 적합합니다. 말 에티켓의 틀 내에서 설득 또는 제안, 행동 복사.
• 효과적인 의사 소통 기능은 의사 소통 주제의 정서적 측면과 직접 관련이 있습니다.

기존의 모든 비즈니스 커뮤니케이션 유형은 많은 매개변수에 따라 분류됩니다. 기존 것 중에서 가장 인기있는 것을 고려하십시오.

정보 교환 방법에 따라 구두 및 서면 비즈니스 커뮤니케이션이 구별됩니다.

1. 서면 비즈니스 커뮤니케이션에는 모든 종류의 공식 문서가 포함됩니다. 이것은 참조 보고서, 설명 메모, 보고서 및 회의록, 비즈니스 서신, 성명서, 회사 내부 헌장, 상각 행위, 명령, 서면 지시, 직무 설명 등이 될 수 있습니다. . 서명 또는 인장이 있는 모든 공식 문서는 비즈니스 커뮤니케이션의 대상입니다.
2. 협상, 회의, 회의, 비즈니스 대화, 보고서, 회의 계획은 구두 유형의 비즈니스 커뮤니케이션에 기인할 수 있습니다.

참가자 간의 상호 작용 방법에 따라 직접 및 간접 유형의 비즈니스 커뮤니케이션이 있습니다.

• 직접 의사 소통에는 추가 수단을 사용하지 않고 파트너 간의 협상이 포함됩니다. 즉, 대화 상대가 같은 방에 있고 대면하여 의사 소통합니다.
• 간접 접촉은 전화, 전자 메일, 비디오와 같은 최신 통신 수단을 사용하여 발생합니다.
• 원격 통신을 통해 여러 국가의 파트너 간의 일부 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다. 그러나 경험에 따르면 대면 대화가 가장 생산적입니다.

또 다른 분류에는 비즈니스 커뮤니케이션 유형을 구두 및 비언어적 커뮤니케이션으로 나누는 것이 포함됩니다.

1. 언어적 의사소통은 인간의 말을 통한 사람들 간의 상호작용을 포함합니다. 언어 시스템의 도움으로 사람의 의도에 따라 음성 텍스트가 형성됩니다. 서면 및 구두 모두 가능합니다.
2. 사람들 사이의 비언어적 상호 작용은 말을 사용하지 않고 발생합니다. 이 의사 소통의 수단은 신체 언어, 표정, 시선 및 신체 운동성과 같은 감정과 감정의 외부 표현입니다. 그것들은 운동학이라는 공통 개념으로 통합되어 있습니다.

유형 외에도 비즈니스 커뮤니케이션의 형태도 있습니다. 그들은 독백과 대화로 나뉩니다.

1. 첫 번째 그룹에는 보고서, 항소, 환영 연설, 광고와 같은 한 참가자와의 의사 소통 형식이 포함됩니다. 이 경우 한 사람이 화자 역할을 하고 일부 정보를 청취자에게 전달합니다. 그는 자신이 말하는 내용을 명확하게 이해하고 자신의 생각을 명확하게 표현할 수 있어야 합니다.
2. 대화 형식에는 두 명 이상의 참가자가 포함됩니다.

협상은 가장 중요한 문제를 논의할 때 적절한 의사 소통 형식이며 다음과 같습니다.

• 수직 - 상위 당국과 함께;
• 수평적 - 조직 내에서;
• 승인되지 않은 - 즉, 예정에 없던, 근무 시간 이후에 수행됩니다.
• 최고 수준-관심있는 회사 책임자의 지위에있는 사람 만 있습니다.
• 확장 테이블에서 - 작업 그룹 회의 또는 특별히 임명된 위원회.

대화는 다른 형식 중에서 가장 비격식적이고 단순화된 성격을 띠고 있습니다. 작업 환경에서의 상호 작용. 문제를 해결하기 위해 설계된 직장에서의 모든 연락은 이 양식에 기인할 수 있습니다. 모든 사람이 적절한 시기에 당국과 캐주얼한 대화를 시작하고 재치 있게 관심 문제를 해결할 수 있는 은사가 있는 것은 아닙니다.

토론이나 논쟁은 서로 다른, 종종 반대되는 관점을 비교함으로써 문제를 해결하는 방법입니다. 생산적인 토론의 결과는 모든 긍정적인 점과 부정적인 점을 차례로 경청한 후 당사자의 상호 합의에 의해 단일 결정을 채택하는 것입니다. 이 형태의 의사 소통은 가장 생생한 감정적 색채를 가지고 있지만 비즈니스 서클에서는 특정 규칙을 따르는 것이 일반적입니다. 상대방은 오랫동안 이야기하지 말고 서로 방해해서는 안됩니다.

비즈니스 대화의 시작부터 설정된 목표 달성까지의 프로세스는 일반적으로 특정 단계 또는 단계로 나뉩니다.

각각을 더 자세히 고려해 보겠습니다.

• 약속을 준비합니다. 이 단계에서는 해결에 필요한 작업 범위를 명확하게 식별하기 위해 다가오는 대화에 대한 계획을 간략하게 설명하는 것이 매우 중요합니다. 대화의 전술과 필요한 주장을 선택하는 기준에 따라 사전에 대담자에 대해 문의하는 것이 좋습니다. 결국 그 결과는 회의가 얼마나 의미가 있는지에 달려 있습니다.
• 장소 및 기간의 지정 협상을 위해. 이 매개변수의 정의는 대담자의 역할에 따라 다릅니다. 일반적으로 협상의 좌표는 상위 대담자가 설정합니다. 회의가 동일하면 참가자가 상호 동의할 수 있습니다.

• 설정 및 연락하기 대화 상대와. 이 단계는 기능적 목적에 따라 협상의 시작입니다. 종종 대담한 사람의 첫눈이나 단어는 그에 대한 잠재 의식적인 태도를 추가하고 대화를 계속하려는 욕구에 영향을 미칩니다. 접촉이 성립되는 동안 가능한 한 빨리 대화 상대를 설득하고 심리적 접촉을 확립하여 단계를 완료하는 것이 중요합니다. 대화의 모든 참가자가 요점에 도달할 준비가 된 순간입니다.
• 문제 지정 및 기존 정보의 공유. 이 단계에서는 관심 있는 모든 질문을 말하고 대화의 방향을 지정하며 문제에 대한 일반적인 이해를 제공하는 것이 중요합니다.
• 제안된 솔루션에 찬성하는 주장. 논증 단계는 이전 단계와 밀접하게 연결되어 있으며 원활하게 진행됩니다. 이 기간 동안 특히 대화 상대가 다른 관점을 가지고 있는 경우 설득 기술을 적용하기 위해 문제 해결에 대한 비전의 모든 긍정적인 측면을 기록하는 것이 매우 중요합니다.
• 반론. 이 단계에서는 항상 동의하지 않을 수도 있는 대화 상대의 반대 주장을 듣습니다. 그의 입장의 본질을 이해하기 위해 대담한 사람의 말을주의 깊게 그리고 침착하게 듣는 것이 중요합니다. 선행 질문은 이의가 제공된 정보 부족과 관련이 있는지 여부를 이해하는 데 도움이 됩니다.
• 타협점 찾기 작업을 해결하는 데. 주장과 제안을 교대로 제시하는 과정에서 협상의 모든 당사자에게 적합한 해결책을 모색합니다.
• 의사결정. 이 단계는 공통의 입장을 가진 모든 당사자의 합의, 공통 분모에 도달하는 것을 의미합니다.

• 기록 결과. 모든 비즈니스 회의는 공동 결정에 대한 서면 확인서에 서명하는 것으로 끝납니다. 계약은 회의의 최종 결과가 모두가 수용할 수 있다는 사실을 반영합니다.
• 연락을 종료합니다. 중요한 문제를 논의한 후에는 대화 상대와 적절하게 헤어질 수 있어야 합니다. 명함을 남기거나 파트너에게 연락처 정보를 요청할 수도 있습니다.
• 분석 얻은 결과. 이 단계가 마지막 단계입니다. 결정이 대화 참가자에게 얼마나 정확하고 수익성이 있었는지 보여주기 위해 고안되었습니다.

성공적인 비즈니스의 핵심은 고객 및 파트너와의 적절하게 구축된 비즈니스 커뮤니케이션입니다. 이를 위해서는 몇 가지 뉘앙스를 고려해야 합니다.

• 항상 상황을 통제해야 합니다. 감정과 감정의 표현은 비즈니스 환경에서 부적절합니다. 두려움과 불확실한 감정은 의사결정을 방해할 수 있고, 대담한 사람의 조작으로 인한 연민의 감정은 무익한 계약 체결로 이어질 수 있다. 토론과 같은 대화 유형의 의사 소통 중에 요실금과 공격성을 나타내는 것은 용납되지 않습니다. 균형이 맞지 않고 항상 의심이 많은 파트너를 상대하고 싶어하는 사람은 없을 것입니다.
• 고객의 니즈를 예측하는 능력 모든 비즈니스에서 기업의 모든 활동은 고객의 요구를 충족시키는 것을 목표로 하기 때문에 성공적인 비즈니스 관리의 또 다른 중요한 구성 요소입니다. 세심함과 예의, 최고 수준의 서비스가 고객을 다시 찾게 만들 것입니다.
• 계획 그리고 중요한 것과 이차적인 것을 구별하는 능력. 어떤 협상에서든 두 번째 계획의 세부 사항을 파고들지 않고 간단하고 명확하게 말하는 것이 중요합니다. 일반적으로 비즈니스맨은 시간이 제한되어 있으므로 중요한 회의를 위해 긴 독백을 준비해서는 안됩니다.
• 비즈니스 관계는 개인적인 관계를 방해해서는 안 됩니다. 사람이 미움을 받는다고 해서 사업상 쓸모가 없는 것은 아닙니다. 호의적이고지지적인 태도의 표현, 대담 자의 주장에 대한 진지한 관심은 생산적인 만남을 가능하게 할 것입니다.
• 의도의 정직과 투명성. 협상 중에는 사실과 통계로 말을 확인하고 성실하게 행동해야합니다. 결국, 수익성 있는 거래를 위한 부정직한 행동은 파트너의 신뢰를 영구적으로 훼손하고 평판을 망칠 수 있습니다.
• 기본적인 비즈니스 에티켓 지식.

아래 비디오는 비즈니스 커뮤니케이션의 5가지 기본 규칙을 설명합니다.